Главная особенность — сроки
Обычный корпоратив можно собрать за месяц. С новогодним сложнее: в декабре празднуют почти все компании одновременно, и спрос на площадки, ведущих и подрядчиков выше, чем в любой другой месяц года. Самые удобные места на пятничные вечера разбирают ещё осенью.
Поэтому первый и самый полезный шаг — определиться с датой и начать бронирование как можно раньше. Программу, меню и подарки можно спокойно доработать потом. Удобную дату позже уже не вернуть.
План подготовки по месяцам
Ориентировочный график для корпоратива во второй половине декабря:
| Когда | Что сделать |
|---|---|
| Сентябрь — октябрь | Определить бюджет, количество гостей и дату. Выбрать и забронировать площадку |
| Октябрь | Забронировать ключевых подрядчиков: ведущего, музыку, бар, шоу |
| Ноябрь | Утвердить программу и меню, разослать приглашения, собрать ответы |
| Начало декабря | Подтвердить число гостей у всех подрядчиков, продумать дорогу домой |
| За неделю | Финальный тайминг, контакты подрядчиков у ответственного |
Если решили делать корпоратив уже в ноябре — это не катастрофа, но будьте готовы к компромиссам: будний день, начало месяца или менее очевидная площадка.
Как выбрать дату
Пятница или будний день
Пятница удобна гостям: не нужно рано вставать на следующий день. Но именно пятницы декабря разбирают первыми, и условия на них обычно жёстче. Среда или четверг — разумный компромисс: свободных площадок больше, а сотрудники вполне готовы отметить в середине недели, если назавтра не нужно выходить к девяти.
Начало или конец декабря
Корпоратив в последнюю неделю перед праздниками самый новогодний по настроению. Но у сотрудников в это время свои семейные планы, а у компании — закрытие года. Первая половина декабря спокойнее: гости меньше устали, подрядчики свободнее.
Есть и третий вариант, о котором часто забывают, — отметить сразу после праздников, в январе. Площадки уже свободны, а праздничное настроение ещё держится.
Формат и площадка
Ресторан, лофт или свой офис
Ресторан снимает вопросы еды и обслуживания, но программу придётся вписывать в его правила: по времени, по музыке, по возможности пригласить своих подрядчиков. Лофт даёт свободу — привозите кого хотите и оформляйте как хотите, — зато организовывать всё придётся самим. Свой офис обходится дешевле всего, но требует больше всего сил, и в нём сложнее создать ощущение праздника.
Какую бы площадку ни выбрали, сразу спросите, можно ли привозить своих подрядчиков — например, выездной бар или шоу. Многие рестораны это ограничивают или берут за это отдельную плату. Что нужно от площадки для выездного бара, мы собрали в отдельном чек-листе.
Сколько людей и знают ли они друг друга
Отдел из пятнадцати человек и компания из двухсот — это разные мероприятия. Небольшой команде подходит камерный вечер, где все сидят вместе. Большой компании нужны точки притяжения, куда можно подойти по желанию, иначе люди весь вечер просидят со своим отделом. Об этом подробнее — в статье идеи для корпоратива, если организовать поручили вам.
Идеи для тематики вечера
Тематика — простой способ сделать вечер цельным: она подсказывает оформление, дресс-код, музыку и даже меню. Выбирайте такую, в которой гостям легко участвовать без специальной подготовки.
- Классический новогодний вечер. Огни, блеск, вечерний дресс-код. Беспроигрышно для компании, где не все любят переодеваться.
- Вечеринка в стиле эпохи — двадцатые, восьмидесятые, девяностые. Даёт понятный дресс-код и готовый плейлист.
- Зимняя сказка. Хорошо выглядит на фотографиях и подходит корпоративам, куда зовут семьи.
- Научная, лабораторная вечеринка. Колбы, неон, эксперименты — неожиданно и хорошо запоминается, особенно в технических и медицинских компаниях.
- Итоги года как церемония. Номинации, «статуэтки», дорожка для выхода — если в компании любят отмечать заслуги.
Дресс-код лучше делать мягким. Просьба «добавьте деталь в цвете вечера» работает лучше обязательного костюма, в котором половина гостей будет чувствовать себя неловко.
Тайминг вечера
Типичная ошибка — уместить в вечер всё сразу: официальную часть, награждение, шоу, конкурсы и танцы. К девяти вечера гости устают, а до танцев доживают самые стойкие.
Рабочая схема выглядит так:
- Сбор гостей, 30–60 минут. Приветственный напиток, лёгкие закуски, музыка. Люди подтягиваются и общаются, никто не ждёт в тишине за пустым столом.
- Официальная часть, не дольше 20–30 минут. Слово руководителя, итоги года, награждение — коротко.
- Ужин и общение. Самая длинная часть вечера.
- Одна яркая точка программы. Шоу, интерактив, необычная активность — что-то одно, что запомнят.
- Танцы и свободное время.
Официальную часть лучше ставить в начало, пока все внимательны. Награждение в середине вечера уже почти никто не слушает.
Чем занять гостей, чтобы не было скучно и неловко
Главный враг корпоратива — обязательная программа. Когда людей вызывают на сцену или заставляют участвовать в конкурсах, часть коллектива чувствует себя неловко, а отказаться неудобно.
Работает противоположный подход: несколько мест, куда можно подойти по желанию. Фотозона, интерактивный бар, настольные игры, мастер-класс. Кто хочет — участвует, кто не хочет — общается рядом, и никого не выдёргивают.
Отдельно продумайте переход от официальной части к неформальной. Именно здесь вечер часто проседает: речи закончились, а танцевать ещё рано. Хорошо, если в этот момент есть что-то, ради чего люди встанут из-за столов и перемешаются между отделами.
Приглашения и сбор ответов
Разошлите приглашения за три-четыре недели и попросите подтвердить участие к конкретной дате. Без крайнего срока ответы собираются до последнего дня, а подрядчикам число гостей нужно назвать заранее.
В той же форме удобно сразу спросить всё, что влияет на организацию: придёт ли человек с парой, есть ли ограничения в еде, пьёт ли он алкоголь и нужен ли трансфер. Одна короткая форма избавит от десятка сообщений в последнюю неделю.
Алкоголь и дорога домой
На новогоднем корпоративе алкоголя обычно больше, чем на других праздниках. Несколько простых решений снимают большинство проблем:
- Еды с запасом, и подавать её раньше, чем кажется нужным. Голодные гости — источник большинства неловких историй.
- Вода и безалкогольные напитки на виду. Непьющих гостей всегда больше, чем думают организаторы. Что им предложить, мы разбирали в статье безалкогольные коктейли на праздник.
- Дорога домой продумана заранее. Договоритесь со службой такси, закажите трансфер или хотя бы разошлите номера. Никто из гостей не должен садиться за руль.
- Один ответственный остаётся трезвым и может решить вопрос, если что-то пойдёт не так.
Бюджет
Бюджет удобно считать от количества гостей: сколько компания готова потратить на одного человека. Основные статьи расходов — площадка и еда, дальше программа, напитки, подарки и дорога.
Если бюджет ограничен, лучше одна сильная точка программы, чем пять слабых. Гости запоминают общую атмосферу и одну яркую вещь, а не количество активностей.
И сохраняйте документы. С компаниями подрядчики работают по договору, со счётом и актом, а бухгалтерия попросит их в любом случае.
Где здесь мы
Выездной бар с химической подачей — та самая необязательная точка притяжения. Гости подходят к стойке по желанию, сами дозируют и смешивают напитки, и у стойки перемешиваются люди из разных отделов. Стойку и карточки оформляем в цветах компании, а к итогам года можем собрать именной коктейль.
Работаем с компаниями по договору, со счётом, актом и безналичным расчётом. Подробнее о формате — на странице выездной бар на корпоратив.